살아가는 이야기

PMP 자격 갱신.

필요한 교육 점수를 채우고, 20여만원을 들여 갱신했다.

처음 정해졌던 Spec은 무참히 짓밟히고 여러 번 변경되기를 거듭하더니 누더기가 되었다.

하지만 변하지 않는 것이 있다.

최초에 정해졌던 개발 일정이다.

Spec 변경에 대한 티끌만큼의 가책도 없이 Deadline은 변함이 없다.

과제 개발에 참여한 멤버들의 사기는 갈수록 떨어지고 있다.

포기할 수 없는 PM은 절실한 심정으로 개발 일정을 준수하기 위한 방법들을 뒤적여본다.

PM의 이론에 있는 작업 병행(Fast Tracking)과 지원 추가(Crashing)가 생각난다.

Fast Tracking은 현 Activity가 완료된 이후에 진행할 Activity를 현 Activity가 끝나지 않은 상태에서 병행 수행하는 것을 의미한다.

이 방법은 현 Activity가 문제없이 끝날 경우, 시간 단축 효과가 있지만 문제가 발생할 경우, 재작업 진행 등으로 인해 오히려 개발 기간이 늘어날 위험이 있다.

Crashing은 Critical Path에 적용하며 작은 비용으로 많은 기간을 단축할 수 있는 Activity에 적용해야함을 이야기한다.

여기서 Critical Path는 플롯(프로젝트 납기에 영향을 주지 않고 해당 Activity가 가지는 여유시간)이 ‘0’인 Activity를 연결한 경로를 의미한다.

Critical Path의 시간을 줄여야 프로젝트 개발기간이 단축되므로,

Critical Path에 해당하는 Activity에서 시간 단축 효과가 큰 Activity를 골라서 인력을 투입함으로써 기간 단축 효과를 최대화하는 방법이다.

하지만 여기에 몇 가지 조건이 있다.

무조건적인 인력의 투입이 해당 Activity의 시간 단축을 가져오지 않기 때문이다.

전문적인 Skill 혹은 기술이 필요한 Activity인 경우, 그 Activity에 맞는 기술 인력이 투입되고, 그 Activity를 충분히 이해하고 있어야 한다는 것이다.

그렇지 않은 경우, Activity의 습득 및 이해에 시간이 소요되어 기대하는 효과를 얻을 수 없게 된다.

그리고 어떤 일은 장비 사용의 제한성 등으로 인력 투입의 제한이 있는 경우도 있다.

대부분의 과제는 인력이 부족한 상태에서 개발 기간도 Tight하게 진행된다.  

이럴 때 사용할 수 있는 방법이 비상상황으로의 전환이다.

이 상황은 과제 멤버 모두가 집중된 형태로 과제를 진행하는 모드임을 모두가 인식하고 그에 준하여 Activity를 진행하는 것을 의미한다.

이 때 등장하는 것은 Daily Report 혹은 Daily Meeting이다.

과제에 참여하는 모든 사람이 이 커뮤니케이션이 참여한다.

이를 통해서 모든 Activity의 Visibility는 높아지고 정보는 실시간으로 공유되고 협의되어 효율적으로 일이 흘러간다.

단, 이 모드는 1개월 정도의 짧은 시간 적용을 유념해야 한다.

긴장 모드를 상시로 유지할 때 발생하는 문제점은 아래와 같다.

첫째, 긴장 모드의 기간이 길어지면 과제 참여자들은 체념하게 되고, 열심히 하겠다는 의지도 사라진다.

즉 되는대로 하고, 쉬고 싶으면 쉬게 된다.

사람은 생물이기에 항시 긴장모드를 유지할 수 없기 때문이다.

둘째, 임원이나 관리자들이 상시 긴장 모드를 유지할 경우, 사람들은 보여주기에 치중하며, 내부적으로는 빈둥거리기 시작한다.

이 상황에서 서로의 신뢰감이란 존재하지 않는다.

결론을 정리하자면, 비상 모드일 경우 제일 중요한 것은 과제 멤버들의 협조적인 태도이다.

자발적인 협력과 집중만이 과제가 어렵게 진행되는 비상 상황을 극복할 수 있는 중요한 요소이다.

이런 협력을 얻어내기 위해서는 관리자와 과제 참여자간의 단단한 신뢰가 바탕이되어야 한다.

어떤 일을 할 때에 우리들 대부분은 막막함에 당황해 한다.

하지만 아래의 개념을 이해하면 두려워할 필요가 없다.

PM에서 등장하는 용어가 WBS(Work Breakdown Structure)이다.

과제 관리에 대한 공부를 하지 않은 사람들에게는 낯설은 용어인데, 이 개념을 제대로 이해하면 무슨 일을 하건 도움이 된다.

이제부터 천천히 알아가 보자.

1.Input과 Output을 정리한다.

  그 중간에 내가 해야 할 일이 있다.

  Output은 내가 해내야 할 결과물로 보통 Deliverables라고 이야기 한다.

  내가 만들어 내야 할 것이 무엇인지 명확히 아는 것은 중요하다.

  만들어 낸 것이 누군가 나에게 원한 것이 아니라면 쓸모 없는 일을 한 셈이 되기 때문이다.

  내가 만들어 내야 할 것이 명확해졌다면 무엇이 필요한지를 알아야 한다.

  Report를 작성하면 PC가 Input이 될 수 있다.

  Input은 일을 하기위해서 필요한 사항이라 볼 수 있다.

2.해야 할 일을 정리한다

  산출물을 상세하게 분해하여 일을 상세화하는 작업이 필요한데, 이러한 과정에 유용한 것이 위에서 소개한 WBS이다.

  만들어야 할 산출물은 S/W일 수도 있고 제품일 수도 있으며, Report일 수도 있다.

  WBS는 산출물을 쪼개어 부속 산출물 등으로 세분화한 구조를 말한다.

  하위로 가면서 부속 산출물을 정의하는 데,  밑으로 세부화하는 단을 Level이라고 하며 상세화 수준을 몇개의 Level로 상세화 했다고 말한다.

  WBS를 정리할 때에 제일 헷갈리는 부분이 Product와 Activity(혹은 Task, Work)의 관계 및 정리 방법이다.

  지금까지 여러 종류의 PM관련책을 보아 왔는데 이론적인 부분만 소개하고 끝나버려서 항상 아쉬움을 남겼다.

  대부분의 WBS는 Product의 상세화, 기능의 상세화, Activity의 상세화 각각을 분리된  형태로 다룬다.

  하지만 현실의 세계에서는 위의 3가지가 섞여서 결과물을 만들어 낸다.

  이런 이유로, 2가지를 섞어서 정리하는 과정을 예로 들어서 정리해 본다.

  WBS에서는 상세화를 위한 최고 상위에 항상 Output을 놓고서 시작한다.

  그 밑으로 산출물을 만들기 위해서 필요한 부속 산출물을 상세화해 나가면서 정리한다.

 왼쪽이 그 예이며, 이 과정을 진행하면서 한가지 의문이 생긴다.

 부속 산출물이 아닌 부속 Activity가 생기면 어떻게 표현해야 할 것인가?

 이 때에는 상하 관계에 따라서 부속 Activity도 같이 정리하면 된다.

 오른쪽 그림은 부속 산출물 Module B를 Activity B로 대체한 것이다

3.WBS 작성이 끝나면 일의 우선 순위 및 의존도를 고려하여 정리한다.

4.위의 정리된 내용에 일정을 정리하면 진행 계획서가 된다.

   이렇게 정리하여 일을 진행하면,

   진행되는 상황이 눈에 보이므로 일이 제대로 진행되는지, 어디까지 진행되었는지를 명확히 알 수 있으므로 일의 성공율이 높아진다.

  일을 계획하는 과정은 이렇게 정리되어 진행된다.

목표 관리의 필요성

시도하는 모든 일은 목적,

그 목적을 달성하는 수단이 되는 목표, 그리고 그 목표의 달성 여부를 판단하는 수치가 있다.  

어떤 일을 이루어야 하는 절실함이 있다면 그저 원하는 것만으로는 부족하다.  

우리가 의도하는 일이 이루어지기 위해서 관리되어야 할 것들을 짚어 본다.

첫째, 자신이 원하는 일을 명확히 하는 것이다.

       나는 무엇을 원하는가?.

       원하는 것이 없다면 이루어 질 일도 없다.

       모든 것이 풍족하여 원하는 것이 없다면 그것은 축복일까?

       부족함이 없다는 것은 무료함만이 이어지는 삶이 될 것이다.

       인간은 천성적으로 부족한 것을 채우고자 노력하며, 살아가는 인생은 그것을 채우기 위한 노력으로 채워가는 과정이다.

       그러므로 미래에 대한 행복한 기대를 가지고 원하는 것을 구체화하자.

둘째, 원하는 것을 이루기 위해서 해야할 구체적인 목표를 정의하는 것이다.

    여행을 원한다면, 어디로 여행을 갈 것인지 여행지를 정해야 한다.

    어디를 가야할지를 정하지 못하고 있다면 여행은 떠날 수 없게 된다. 

    대부분의 사람들이 구체적인 목표를 세우는 것조차도 익숙치 않다.

    자신만이 원하는 것이 무엇인지, 그 원하는 것을 위해서 어떤 목표를 정해야할지 모른다.

    길을 떠나기 전에 해야 할 일은 어디로 갈 것인지를 정하는 일이다.

셋째, 목표를 달성했음을 판단하는 기준을 명확히 정의하는 것이다.

    여행을 하는 것이 원하는 것이고, 서울에서 부산을 가는 것이 목표였다면 부산에 도착함으로써 목표는 달성되는 것이다.

    기차를 타고 부산을 향해 가다가 대구에서 내렸다면 목표는 실패한 것이다.

    위의 세가지가 준비 되었다면 우리는 행동을 위한 준비가 된 것이다.

넷째, 목표된 수치를 달성하기 위해서 행동을 하는 것이다.

    원하는 것, 목표, 달성하고자 하는 수치가 있을 지라도 행동으로 옮겨지지 않는다면 이루어질 것도 없다.

    우리의 삶에서 자신을 변화시키는 방법은 간단하다.

    위에 제시한 바에 의거하여 하나씩 자신이 원하는 정하고 이루기 위해 실행하는 것이다.

    몇 십년의 시간은 작지 않다.

    우리가 원하는 일은 시간을 거쳐 완성된 모습으로 우리에게 성취감을 안겨준다.

요즈음 집사람이 가진 꿈을 소개해 본다.

내년에 부부 해외 여행을 가길 원하며, 필요한 돈을 집사람 스스로 준비하고자 한다.

오 백만원을 모으는 것이 목표이고, 이를 위해 일 주일에 두 번정도를 아르바이트를 하고 있다.

시작이 반이라했던가!.

며칠 전에 백만원을 모았음을 뿌듯한 마음으로 이야기 해준다.

시간이 갈수록 돈은 모일 것이고, 결국 시간이 원하는 수준의 돈이 모였음을 알려주게 될 것이다.

아르바이트를 하면서 집사람의 얼굴에는 활기가 넘친다. 

스스로 목표를 정하고 그 목표를 향해서 하루 하루 조금씩 다가가고 있음을 느낄 수 있으니 그런 행위만으로도 즐거운 것이리라.

당신이 원하는 일이 있다면 그 일을 적어두고 구체적인 실행 계획을 세우고 그에 맞추어 실행해 보라.

자신의 일을 하든 회사의 일을 하든 항상 적고 기록하고 목표를 수치화하여 추진하라.

진척을 볼 수 있다면 일이 제대로 되어가는지 언제든지 알 수 있다.

관리되는 일은 성공할 가능성이 더욱 높아진다.